Di era digital seperti sekarang, komunikasi cepat menjadi salah satu kunci sukses dalam menjalankan bisnis. Apalagi kalau bisnismu sering berinteraksi dengan pelanggan melalui WhatsApp. Tapi, nggak mungkin kan kamu harus terus standby 24/7 untuk membalas pesan? Nah, di sinilah fitur chat otomatis di WA Bisnis (WhatsApp Business) menjadi penyelamat.
Chat otomatis memungkinkan kamu memberikan respon cepat kepada pelanggan tanpa harus repot mengetik satu per satu. Fitur ini bisa digunakan untuk mengirim salam, menjawab pertanyaan umum, hingga memberikan informasi penting seperti jam operasional atau katalog produk. Dengan begitu, pelanggan tetap merasa dilayani dengan baik, meskipun kamu sedang sibuk atau offline.
Kalau kamu belum pernah mencoba fitur ini, tenang aja. Dalam artikel ini, aku bakal kasih panduan lengkap dan simpel tentang cara membuat chat otomatis di WA Bisnis. Yuk, kita bahas satu per satu!
1. Siapkan Aplikasi WhatsApp Business
Langkah pertama, pastikan kamu sudah menggunakan aplikasi WhatsApp Business, bukan WhatsApp biasa. Kenapa? Karena fitur chat otomatis ini hanya tersedia di versi bisnis. Kalau belum punya, kamu bisa langsung download aplikasi ini dari Play Store (untuk Android) atau App Store (untuk iPhone).
Setelah aplikasi terpasang, login menggunakan nomor yang khusus untuk bisnis. Jangan gunakan nomor pribadi, ya, supaya komunikasi dengan pelanggan lebih profesional.
2. Aktifkan Fitur Away Message
Fitur Away Message cocok banget untuk memberitahu pelanggan kalau kamu sedang tidak bisa membalas pesan, misalnya di luar jam kerja.
Cara mengaktifkan Away Message:
Buka aplikasi WhatsApp Business.
Masuk ke menu Settings (Pengaturan).
Pilih Business Tools (Alat Bisnis).
Klik Away Message (Pesan di Luar Jam).
Aktifkan tombol di bagian atas layar.
Ketik pesan yang ingin kamu kirimkan, contohnya:
“Hi! Terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Saat ini kami sedang offline. Kami akan membalas pesan Anda pada jam operasional: 09.00-18.00 WIB.”
Atur jadwal pengiriman pesan, misalnya hanya di luar jam kerja atau sepanjang waktu.
Klik Save (Simpan).
3. Buat Pesan Salam Otomatis dengan Greeting Message
Supaya pelanggan merasa lebih diperhatikan, kamu bisa menggunakan fitur Greeting Message untuk mengirim pesan sambutan otomatis. Fitur ini aktif ketika pelanggan pertama kali menghubungi atau setelah mereka lama tidak berinteraksi.
Langkah-langkahnya:
Masuk ke menu Business Tools di aplikasi WA Bisnis.
Pilih Greeting Message (Pesan Sambutan).
Aktifkan fitur ini.
Buat pesan yang ramah dan informatif, misalnya:
“Halo! Selamat datang di [Nama Bisnis]. Ada yang bisa kami bantu? Jangan ragu untuk bertanya seputar produk atau layanan kami.”
Pilih siapa saja yang akan menerima pesan ini: semua orang, kontak tertentu, atau hanya pelanggan baru.
Klik Save untuk menyimpan pengaturan.
4. Gunakan Fitur Balasan Cepat (Quick Replies)
Kalau kamu sering menerima pertanyaan yang sama dari pelanggan, seperti “Berapa harganya?” atau “Apakah ada diskon?”, fitur Quick Replies akan sangat membantu.
Cara membuat Quick Replies:
Masuk ke menu Business Tools.
Pilih Quick Replies (Balasan Cepat).
Klik tombol + untuk membuat balasan baru.
Isi pesan otomatis, contohnya:
“Harga produk kami mulai dari Rp50.000. Untuk info lebih lanjut, silakan cek katalog kami.”
Tambahkan kata kunci untuk mempermudah akses, misalnya “harga” atau “promo”.
Klik Save.
Saat ada pelanggan bertanya, kamu cukup mengetik “/harga”, dan pesan otomatis akan langsung terkirim. Cepat banget, kan?
5. Manfaatkan Label untuk Mengelola Pelanggan
Selain chat otomatis, fitur Label di WA Bisnis juga bisa mempermudah komunikasi dengan pelanggan. Kamu bisa mengelompokkan pelanggan berdasarkan status, seperti Pelanggan Baru, Order Selesai, atau Pelanggan Tetap.
Dengan begitu, kamu bisa mengirim pesan broadcast yang lebih relevan dan personal untuk setiap grup.
Caranya:
Buka chat pelanggan.
Klik ikon Label di bagian atas.
Pilih label yang sesuai atau buat label baru.
Menggunakan fitur chat otomatis di WA Bisnis adalah solusi praktis untuk menjaga komunikasi dengan pelanggan tetap lancar, meskipun kamu sedang sibuk. Dengan fitur seperti Away Message, Greeting Message, dan Quick Replies, pelanggan akan merasa diperhatikan dan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat.
Tapi ingat, meskipun chat otomatis memudahkan, jangan lupa untuk tetap memberikan sentuhan personal saat berinteraksi langsung dengan pelanggan. Ini penting untuk membangun hubungan yang lebih erat dan kepercayaan dalam bisnismu.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, mulai optimalkan fitur-fitur keren di WA Bisnis sekarang juga, dan biarkan pelanggan merasa puas dengan layananmu!
