WhatsApp sudah menjadi salah satu aplikasi komunikasi paling populer di Indonesia. Tidak hanya untuk ngobrol santai, aplikasi ini juga sering dipakai untuk urusan bisnis. Banyak pelaku usaha kecil hingga brand besar yang mengandalkan WA untuk melayani pelanggan.
Namun, tidak semua pesan bisa dibalas secara langsung. Ada kalanya pemilik bisnis sibuk, sehingga pelanggan harus menunggu lama. Kondisi ini bisa membuat komunikasi terasa kurang profesional. Di sinilah fitur pesan otomatis hadir sebagai solusi praktis.
Dengan pesan otomatis, setiap chat yang masuk bisa langsung mendapat balasan meski admin sedang offline. Hasilnya, bisnis terlihat lebih responsif dan pelanggan pun merasa lebih dihargai. Yuk simak Cara Membuat Pesan Otomatis di WA agar Chat Bisnis Lebih Profesional dibawah ini.
Apa Itu Pesan Otomatis di WhatsApp?
Pesan otomatis adalah fitur yang memungkinkan balasan terkirim secara instan tanpa harus diketik manual. Biasanya digunakan untuk:
Menyapa pelanggan baru dengan salam pembuka.
Menginformasikan jam operasional bisnis.
Memberikan link katalog produk atau layanan.
Menyampaikan bahwa admin sedang offline dan akan segera membalas.
Fitur ini tersedia di WhatsApp Business, yang memang dirancang khusus untuk kebutuhan usaha.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WA
Berikut langkah mudah membuat pesan otomatis di WhatsApp Business:
1. Download WhatsApp Business
Unduh aplikasi WhatsApp Business di Play Store atau App Store.
Login menggunakan nomor HP khusus bisnis (bisa berbeda dengan nomor pribadi).
2. Atur Pesan Salam (Greeting Message)
Buka Pengaturan > Fitur Bisnis > Pesan di Luar Jam.
Aktifkan Pesan Salam.
Ketik pesan sapaan, misalnya: “Halo! Terima kasih sudah menghubungi kami. Ada yang bisa kami bantu?”
3. Buat Pesan Saat Sedang Offline (Away Message)
Masuk ke menu Fitur Bisnis > Away Message.
Aktifkan dan tulis pesan otomatis, misalnya: “Saat ini admin sedang offline. Pesan Anda akan dibalas pada jam kerja.”
Atur jadwal pengiriman pesan otomatis sesuai kebutuhan.
4. Gunakan Balasan Cepat (Quick Replies)
Masih di menu Fitur Bisnis, pilih Balasan Cepat (Quick Replies).
Tambahkan kata kunci dan pesan template, misalnya: /harga → “Berikut daftar harga produk kami…”
Balasan bisa dikirim hanya dengan mengetik tanda “/” di chat.
Tips Agar Pesan Otomatis Lebih Efektif
Gunakan bahasa yang sopan dan ramah.
Jangan terlalu panjang, cukup singkat tapi informatif.
Sertakan informasi penting seperti jam kerja, link katalog, atau kontak alternatif.
Perbarui pesan sesuai kondisi bisnis (misalnya promo baru).
Pesan Otomatis Bikin Bisnis Lebih Profesional
Membalas chat pelanggan dengan cepat adalah salah satu kunci dalam membangun kepercayaan. Dengan adanya pesan otomatis di WhatsApp Business, pelaku usaha bisa tetap terlihat responsif meski sedang sibuk. Fitur ini membantu menjaga komunikasi tetap lancar tanpa harus terus-menerus memegang HP.
Selain membuat bisnis terlihat profesional, pesan otomatis juga memberikan kenyamanan bagi pelanggan. Mereka tidak merasa diabaikan, karena setidaknya sudah mendapat informasi awal yang jelas. Pada akhirnya, pelayanan yang baik akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan berpotensi mendatangkan lebih banyak penjualan.
Jadi, jika kamu punya bisnis yang sering berkomunikasi lewat WhatsApp, tidak ada salahnya segera mengaktifkan fitur pesan otomatis. Sederhana, praktis, tapi dampaknya bisa sangat besar bagi perkembangan usaha.
